Ich bin ein Smartworker. Tatsächlich bin ich seit mehr als 10 Jahren ein SmartManager und es ist mir zur zweiten Natur geworden, meine Kollegen und externen Mitarbeiter aus der Ferne zu managen. Um an diesen Punkt zu gelangen und meine Teams effizient und harmonisch ohne Reibungsverluste arbeiten zu lassen, habe ich einige wirklich nützliche Best Practices für die Kommunikation in verteilten und entfernten Teams übernommen.
Intelligente Kommunikation
Um einen Smart-Working-Ansatz effizient zu nutzen, benötigen Sie, wie ich in meinem vorherigen Artikel erwähnt habe, mehr als nur eine Web- und Videokonferenzlösung. Sie brauchen auch eine Kollaborationsplattform, die eine erweiterte asynchrone Kommunikationsumgebung bietet (und nein - E-Mail plus WhatsApp ist keine Lösung).
Sobald Sie diese Plattform haben, finden Sie hier 5 Ideen, um die Teamkommunikation flüssiger und effektiver zu gestalten:
Wöchentlicher Bericht:
Anstatt stundenlang in einer Videokonferenz zuzuhören, wie jedes Teammitglied seinen Wochenbericht abliefert (was für den Manager sehr nützlich sein mag, aber für alle, die darauf warten, dass sie an der Reihe sind, wirklich langweilig ist), veröffentlicht jedes Teammitglied einen Beitrag, der mit dem gesamten Team geteilt wird und in dem die hervorstechenden Details der letzten Woche und die Pläne für die nächste Woche aufgeführt sind. Das bringt alle dazu, sich auf ihre Ziele zu konzentrieren, erhöht aber auch die Sichtbarkeit dessen, woran die anderen arbeiten.
Wöchentliche Videokonferenz:
Führen Sie kürzere und konzentriertere Videokonferenzen durch, indem Sie den Zeitplan mit dem Team abstimmen und die Zeit nutzen, um nur die Themen zu besprechen, die eine Diskussion und Beteiligung des gesamten Teams erfordern. Jede Videokonferenz wird von einem Gruppenchat begleitet, der relevante Informationen (Links, Dokumente usw.) enthält, die dazu dienen, alle Probleme vor, während und nach der Sitzung aufzudecken. In einigen Fällen kann es auch sinnvoll sein, die Videoaufzeichnung der Sitzung zu teilen.
Gruppenchats:
Verwenden Sie für Diskussionen zu bestimmten Themen mit ausgewählten Personengruppen Gruppenchats anstelle von endlosen Threads mit E-Mails, denen man nur schwer folgen kann, weil der Gesprächsfaden verloren geht oder gekapert wird. Auf diese Weise bleibt geteiltes Wissen für diejenigen verfügbar, die es benötigen, unabhängig davon, ob sie an der Konversation teilgenommen haben oder nicht. Dies stellt ein nützliches Archiv dar und hilft bei der Kontinuität, auch wenn es Änderungen in Teams oder Prozessen gibt.
Informelle Gruppen- oder Einzelgespräche:
Physisch getrennt zu sein, macht es schwieriger, sich mit Kollegen zu verbinden. Um die Beziehung menschlicher zu gestalten, sollten Sie daher Momente der informellen Kommunikation über nicht geschäftsbezogene Themen zulassen. In dieser Zeit von COVID19 habe ich zum Beispiel in unseren wöchentlichen Update-Calls einen Bereich eingeführt, in dem jeder uns über die Situation in seiner Region oder Nation informieren kann. Ich habe festgestellt, dass es den Leuten wirklich hilft, wenn sie ihre Ängste und Sorgen mit anderen teilen können.
Außerplanmäßige Anrufe:
Versuchen Sie, Ihr Team zu ermutigen, der Versuchung zu widerstehen, ständig Kollegen anzurufen, um Informationen zu diesem oder jenem zu erhalten, wie sie es tun würden, wenn Sie alle zusammen im Büro wären. Gewöhnen Sie sie stattdessen daran, Anrufe per Chat mit dem jeweiligen Experten zu vereinbaren. Betonen Sie außerdem die Notwendigkeit, vereinbarte Anrufzeiten einzuhalten, denn wir alle müssen berücksichtigen, dass sich jeder an sein eigenes familiäres Umfeld anpassen muss und daher arbeiten wird, wenn es für ihn am bequemsten ist. Ich habe zum Beispiel einen Mitarbeiter, der aus verschiedenen Gründen beschlossen hat, so zu arbeiten, als wäre er in den Vereinigten Staaten, so dass ich ihn um 3:00 Uhr morgens online finden kann, aber selten vor 14:00 Uhr nachmittags. In diesem Fall hat der Eins-zu-Eins-Chat unseren Kommunikationsfluss fast vollständig gelöst. Wir hinterlassen Kommentare und Updates asynchron, um die unterschiedlichen Arbeitszeiten des jeweils anderen zu respektieren.
Einfach, nicht wahr? In den ersten Tagen kann die Änderung der Art und Weise, wie Sie kommunizieren, mühsam und ineffektiv erscheinen, denn alte Gewohnheiten sterben schwer. Meine Empfehlung ist, in kleinen Schritten vorzugehen, immer nur eine Veränderung einzuführen, sich an diese Veränderung zu gewöhnen und ihr genug Zeit zu geben, um ihre Vor- und Nachteile zu schätzen. Es dauert länger, aber es lohnt sich, denn am Ende werden Sie eine Veränderung haben, die sich hält.
Smartworking regiert!
